2026: cyfrowa rewolucja w księgowości firm i biur rachunkowych

Nadchodzący rok 2026 będzie dla księgowości jednym z najbardziej wymagających okresów ostatnich lat. Oprócz wdrożenia obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy i biura rachunkowe zmierzą się z nowymi strukturami Jednolitego Pliku Kontrolnego – m.in. JPK_CIT oraz plikami obejmującymi zarówno pełne księgi rachunkowe, jak i uproszczoną ewidencję podatkową.

Zmiany te oznaczają przejście na pełną, systemową i ustrukturyzowaną cyfryzację danych księgowych. To już nie tylko kwestia sposobu wysyłki plików, lecz zupełnie nowe podejście do prowadzenia ksiąg i organizacji pracy.

Co faktycznie będzie raportowane?

Nowe obowiązki spowodują, że do administracji skarbowej trafią szczegółowe dane z całego roku podatkowego. Obejmą one m.in.:

• obroty i salda kont,
• zapisy z dzienników księgowych,
• księgę główną i ewidencje pomocnicze,
• informacje o środkach trwałych i wartościach niematerialnych.

W efekcie organy podatkowe zyskają możliwość dokładnej weryfikacji sposobu kalkulacji podatku dochodowego od osób prawnych – bez konieczności prowadzenia tradycyjnej kontroli w firmie.

Dostosowanie planu kont to podstawa

Choć pierwsze raporty obejmujące 2026 r. zostaną przekazane w 2027 r., przygotowania nie mogą czekać do końca roku. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie oznaczenie i przypisanie kont księgowych tak, aby możliwe było ich prawidłowe odwzorowanie w strukturach JPK.

W praktyce firmy powinny:

• zaktualizować politykę rachunkowości,
• przeanalizować i uporządkować schematy księgowań,
• ujednolicić opisy operacji gospodarczych,
• ograniczyć niestandardowe, ręczne zapisy.

Niespójności w danych będą łatwe do wychwycenia na etapie analizy elektronicznych plików.

Czas na porządki w środkach trwałych - nowe raportowanie obejmie także szczegółowe informacje o majątku trwałym. To oznacza konieczność przeglądu ewidencji i usunięcia pozycji, które faktycznie nie funkcjonują już w firmie. W wielu przypadkach potrzebna będzie dokładna weryfikacja danych historycznych i ich aktualizacja w systemach księgowych.

PKPiR wyłącznie w systemie informatycznym - zmiany obejmą również przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Stopniowo zniknie możliwość prowadzenia jej w arkuszach kalkulacyjnych – ewidencja będzie musiała być prowadzona w rozwiązaniach umożliwiających generowanie odpowiednich struktur JPK.

Oznacza to, że również uproszczona księgowość stanie się w pełni cyfrowa, a przekazywane dane pozwolą fiskusowi analizować sposób ustalania podatku dochodowego z dużo większą dokładnością niż dotychczas.

Nowe zasady współpracy z klientami

Wraz ze wzrostem zakresu raportowanych danych rośnie znaczenie terminowości. Księgi mają być zamykane i rozliczenia przygotowywane do 20. dnia miesiąca, co wymusi lepszą organizację przepływu dokumentów.

Biura rachunkowe będą musiały jasno określić zasady współpracy, w tym odpowiedzialność za opóźnienia. Standardem stanie się elektroniczny obieg dokumentów oraz bieżąca kontrola kompletności przekazywanych danych.

Dodatkowo przejęcie księgowości w trakcie roku stanie się bardziej skomplikowane – nowe biuro będzie musiało zapewnić spójność danych za cały okres objęty raportowaniem.

Nowe struktury obejmą nie tylko kwoty, lecz także dane kontrahentów i szczegółowe informacje o transakcjach. To oznacza znacznie większą przejrzystość działalności przedsiębiorstw oraz możliwość wielowymiarowej analizy podatkowej.