Fakturowanie w 2026 roku – dwie faktury zamiast jednej

Jak podkreśla prof. dr hab. Witold Modzelewski, w obrocie gospodarczym może pojawić się konieczność wystawiania dwóch dokumentów:
    • faktury handlowej (tradycyjny dokument rozliczeniowy między stronami),

    • faktury VAT (ustrukturyzowanej), przesyłanej do KSeF głównie dla celów podatkowych.

Rozdzielenie tych funkcji ma praktyczne zalety – faktura handlowa może być wystawiona od razu, natomiast faktura VAT (ustrukturyzowana) dopiero w ustawowym terminie, czyli do 15. dnia miesiąca po powstaniu obowiązku podatkowego. Dzięki temu unika się korekt w przypadku spornych rozliczeń.

Tajemnica handlowa a KSeF

Największe wątpliwości budzi obrót z kontrahentami zagranicznymi, którzy nie są zobowiązani do stosowania polskich przepisów i często nie chcą otrzymywać faktur ustrukturyzowanych. Argumentują, że przekazywanie pełnej treści faktury organom państwowym narusza tajemnicę handlową.

Prof. Modzelewski wskazuje, że w tym zakresie trudno odmówić racji kontrahentom. Faktura VAT zawiera wszystkie dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, a dostęp do niej w systemie KSeF będzie miało wiele instytucji administracji publicznej. To może stać w sprzeczności z obowiązkami wynikającymi z umów handlowych czy ustaw o ochronie tajemnicy.

Czy podatnik może odmówić?

Teoretycznie podatnik VAT mógłby powołać się na zapisy umowy i odmówić wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W praktyce jednak obowiązek wystawienia faktury VAT ma charakter publicznoprawny i nie zmienia treści samej umowy. Strony mogą jedynie wprowadzać do kontraktów klauzule, że wysłanie dokumentu do KSeF nie narusza postanowień o poufności.