Tradycyjny list polecony otrzymany z urzędu powoli przechodzi do historii. Zastąpi go elektroniczna usługa Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, nazywana również e-Doręczeniami. Obowiązek wdrożenia elektronicznej korespondencji z urzędami dotyczy także przedsiębiorców.

 

Od kiedy firmy rozpoczną korzystanie z e-Doręczeń?

 

Proces wdrożenia nowego obowiązku będzie zależał od tego, kiedy miało miejsce założenie firmy w rejestrach obejmujących podmioty prowadzące działalność gospodarczą:

• KRS*: spółki i inne podmioty rozpoczynające działalność, rejestrujące się w KRS po dniu 30 grudnia 2023 r. będą zakładały skrzynki do e-Doręczeń wraz z wnioskiem o rejestrację firmy. Podmioty już istniejące, na utworzenie skrzynki będą miały czas do dnia 10 marca 2024 r.

• CEIDG: osoby fizyczne, zakładające działalność po dniu 1 stycznia 2024 r. również dołączą wniosek o utworzenie adresu do skrzynki e-Doręczeń. Przedsiębiorcy, już prowadzący działalność, mają czas aż do 30 września 2026 r.

 

Jak złożyć wniosek?

 

Wniosek można złożyć za pośrednictwem strony www.biznes.gov.pl. Samo złożenie wniosku nie włącza jeszcze firmy do systemu e-Doręczeń, stanie się to dopiero po aktywacji skrzynki. Po weryfikacji urząd prześle instrukcje jak dokonać aktywacji na podany we wniosku adres e-mail. Uwaga, nasza dotychczasowa skrzynka e-mail nie będzie adresem e-Doręczeń, otrzymamy z urzędu zupełnie nowy niepowtarzalny adres e-mail. Po aktywacji, korespondencja od organów publicznych będzie przesyłana wyłącznie elektronicznie. Powiadomienie o wpisie do bazy adresów elektronicznych urząd prześle mailem.

 

Osoby prywatne (nie prowadzące działalności gospodarczej) nie mają obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS muszą wyznaczyć administratora tej skrzynki. Firmy zarejestrowane w CEIDG mogą obsługiwać skrzynkę samodzielnie, lub wyznaczyć inną osobę (administratora).

Zmianę danych takich jak adres siedziby i adres do korespondencji również trzeba zgłosić w usłudze e-Doręczeń.

O otrzymaniu pisma na skrzynkę e-Doręczeń, przedsiębiorca zostanie powiadomiony mailowo. Będzie to forma awizo, od tego momentu rozpoczyna bieg 14-dniowy termin na odbiór pisma. Po tym terminie korespondencja zostanie uznana za doręczoną.

Mimo nałożonego na przedsiębiorców dodatkowego obowiązku nie sposób ocenić, że jest to krok w dobrą stronę. Korespondencja z urzędami będzie odbywać się szybciej i bezpieczniej. E-doręczenia powinny pozytywnie wpłynąć na proces elektronicznego przechowywania dokumentów.

*dla tych podmiotów planowane są dalsze wydłużenia terminów. Ustawa określa maksymalny termin wdrożenia e-Doręczeń na 1 stycznia 2024 r. Minister Cyfryzacji złoży projekt ustawy zmieniającej w tym zakresie na 1 stycznia 2025 r.