Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur pełni zasadniczo dwie role:
1. Jest przede wszystkim platformą do odbierania faktur przesyłanych drogą elektroniczną.
2. Dodatkowo Aplikacja Podatnika KSeF pełni funkcję prostego narzędzia do wystawiania faktur, nadawania uprawnień i generowania Tokenów.

Opis funkcji drugiej i wystawianie faktur (Aplikacja Podatnika KSeF)

Wielu z nas, przedsiębiorców, wystawia faktury korzystając z dostępnych na rynku narzędzi, niektórzy mają wdrożone kompleksowe oprogramowanie do zarządzania firmą gdzie wystawiają faktury, prowadzą gospodarkę magazynową, czy rozliczają płatności. Inni przedsiębiorcy z kolei, korzystają z narzędzi udostępnionych im przez Biura Rachunkowe.

Czy zatem trzeba będzie przenieść się z wystawianiem faktur do Aplikacji Podatnika KSeF?

Odpowiedź brzmi NIE.

W dalszym ciągu możemy wykorzystywać oprogramowanie z którego dotychczas korzystaliśmy, musimy upewnić się jedynie, że dostawca zadba o aktualizację tego oprogramowania w taki sposób, by umożliwiało wysyłkę wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

Natomiast dla tych z Państwa, którzy wystawiają niewielką ilość faktur, przeniesienie się na platformę KSeF może być wygodnym, bezpłatnym i kompleksowym rozwiązaniem, ponieważ nie trzeba będzie już dbać o to, by wystawiona faktura została do KSeF przesłana.

Opis funkcji pierwszej, zasadniczej, czyli wysyłka faktur do systemu KSeF

Najważniejszą rolą Krajowego Systemu e-Faktur, jest odbieranie przesłanych faktur, ich przetwarzanie i przechowywanie oraz co przedstawimy w dalszej części, możliwość pobierania faktur z KSeF. Wobec tego, mówiąc o obowiązku korzystania z KSeF, zważywszy na punkt widzenia przedsiębiorcy, mówimy tak naprawdę o jednej czynności, mianowicie o wysyłce wystawionych faktur do systemu KSeF. Co istotne, każda faktura wysłana do KSeF otrzyma unikatowy numer identyfikacyjny.

Od kiedy będziesz musiał obowiązkowo wysyłać faktury do KSeF?

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT czynnym, od 01.07.2024.

Jeżeli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, od 01.01.2025*

*przy czym musisz liczy się z tym, że jeśli nie masz jeszcze obowiązku (po 01.07.2024) wysyłania faktur do KSeF, to Twoi kontrahenci będący podatnikami VAT czynnymi, taki obowiązek już mają. Wówczas np. przy tankowaniu pojazdu na stacji benzynowej możesz otrzymać jedynie informacje o tym, w jaki sposób fakturę z KSeF pobrać. Sprzedawca nie będzie miał już obowiązku wydać Ci faktury w wersji papierowej. Dlatego warto zastanowić się, czy nie lepiej dołączyć do KSeF już w terminie 01.07.2024.

Rola Aplikacji Podatnika KSeF w zakresie uprawnień i Tokenów

Przy okazji Aplikacji Podatnika KSeF wspomnieliśmy o tym, że poza narzędziem do wystawiania faktur, pełni ona również rolę narzędzia do nadawania uprawnień oraz generowania Tokenów.

Zatem czym są te uprawnienia i jak one działają?

Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, nie muszą uzyskiwać uprawnień do KSeF. Mogą zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF wykorzystując do tego swój profil zaufany.

Pozostali, prowadzący działalność w formie np. spółki cywilnej, jawnej czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, muszą uzyskać dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF i w tym celu konieczne jest złożenie w formie papierowej druku ZAW-FA, w którym wskażemy osobę uprawnioną (np. członka zarządu) do korzystania z Aplikacji KSeF w ramach naszego podmiotu.

Jeżeli już mamy dostęp do naszej Aplikacji Podatnika KSeF, możemy tam nadawać uprawnienia innym osobom, wskazując także zakres tych uprawnień oraz co najważniejsze, z punktu widzenia współpracy z biurem rachunkowym oraz obsługi zewnętrznego oprogramowania do fakturowania, możemy wygenerować Token.

Czym zatem jest Token w KSeF?

Token to w zasadzie nic innego jak indywidualny / unikatowy kod.

Generujemy go nadając mu nazwę i jego rolę. Uwaga! Token (kod) pojawi się tylko raz, należy go skopiować i zapisać, ponieważ później nie będziemy już w stanie do niego wrócić, a jedyne co będziemy mogli zrobić, to podejrzeć jego nazwę oraz go usunąć.

W kontekście współpracy z biurem rachunkowym konieczne może być wygenerowanie Tokenu z rolą: dostęp do faktur. W przypadku umówionej z biurem rachunkowym współpracy polegającej na pobieraniu przez biuro faktur bezpośrednio z KSeF.

W celu używania zewnętrznego oprogramowania do wystawiania faktur, które miałoby przesyłać faktury do KSeF, konieczne będzie wygenerowanie Tokenu z rolą: wystawianie faktur.

Współpraca z biurem rachunkowym poprzez Token z dostępem do faktur

Na ten moment, wydaje się być najlepszym rozwiązaniem, kiedy biuro rachunkowe pobiera faktury z KSeF poprzez wygenerowany w tym celu Token. Jednakże wiąże się to z koniecznością aktualizacji oprogramowania, czy także wdrożenia nowych rozwiązań, umożliwiających Państwu dostęp do pobranych faktur, jeszcze przed ich zaksięgowaniem, abyście mogli Państwo właściwie oznaczyć dokumenty, ewentualnie zadecydować które z nich mają się znaleźć w Państwa ewidencji podatkowej, a które nie. To na razie największe wyzwanie stojące przed biurami rachunkowymi, wdrożenie takiej funkcjonalności, ale dającej też olbrzymie korzyści, chociażby związane z dostępem do faktur zarówno przez klienta biura jak i samo biuro, w każdej chwili i w każdym momencie.

To pierwsza część informacji związanych z koniecznością przygotowania się na wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Chcemy zwrócić Państwa uwagę na to co nas czeka, przede wszystkim na konieczność wystawiania faktur w formie elektronicznej i odejście od wystawiania faktur na papierowych bloczkach. Kolejne informacje związane z Krajowym Systemem e-Faktur będziemy przesyłać Państwu w najbliższym czasie.