KSeF coraz bliżej – ostatni moment na przygotowania przed 1 lutego 2026 r.

Już od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie pierwszą grupę przedsiębiorców, a w kolejnych miesiącach następne firmy. Mimo zbliżających się terminów wiele podmiotów wciąż nie podjęło realnych działań przygotowawczych. Tymczasem brak odpowiedniego przygotowania może skutkować problemami z obiegiem dokumentów i rozliczeniami.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy przedsiębiorców wystawiających faktury w obrocie B2B. Faktury konsumenckie nie są nim objęte. W praktyce oznacza to, że nawet firmy, które jeszcze nie będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF, muszą być gotowe na odbiór e-faktur od kontrahentów korzystających już z systemu.

Przygotowania do KSeF warto rozpocząć od analizy obecnych procesów fakturowania oraz sprawdzenia, czy wykorzystywany system finansowo-księgowy umożliwia integrację z KSeF. Kluczowe jest również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę e-faktur oraz nadanie im odpowiednich uprawnień w systemie.

Istotnym elementem wdrożenia jest także certyfikat KSeF, który umożliwia bezpieczną komunikację systemu księgowego z platformą Ministerstwa Finansów. Certyfikat jest niezbędny m.in. przy automatycznym wysyłaniu i odbieraniu faktur oraz przy pracy w trybie offline, np. w przypadku awarii systemu.

Przedsiębiorcy powinni również jasno ustalić zakres odpowiedzialności pomiędzy firmą a biurem rachunkowym. Choć księgowi rozliczają dokumenty otrzymane w KSeF, to odpowiedzialność za poprawne wystawienie faktury oraz dostęp do systemu spoczywa na przedsiębiorcy.

W procesie wdrażania KSeF warto korzystać z dostępnych źródeł wsparcia – zarówno z bezpłatnych konsultacji administracji skarbowej, jak i pomocy dostawców oprogramowania księgowego. Odpowiednie przygotowanie z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć chaosu organizacyjnego i zapewni płynne przejście na nowy model fakturowania.