Od kiedy mamy obowiązek pracować z KSeF?

Obowiązek stosowania się do przepisów związanych z Krajowym Rejestrem e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie, co do zasady od 01.07.2024 r.

Kogo obejmować będzie obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek obejmuje wszystkich przedsiębiorców, zarówno tych rozliczających podatek VAT, jak i tych z podatku VAT zwolnionych, przy czym tych drugich obowiązek przesyłania faktur do KSeF będzie obowiązywać od 01.01.2025 r. Obowiązek dotyczy faktury wystawianych na podmioty gospodarcze, faktury wystawiane na osoby fizyczne nieprowadzące działalności, nie będą trafiać do KSeF.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to po pierwsze narzędzie do wystawiania faktur, ale przede wszystkim to drugie, czyli platforma do odbierania faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Pierwszą z funkcji tj. narzędzie do wystawiania faktur, wielu z nas przedsiębiorców, zapewnia sobie korzystając z dostępnych na rynku narzędzi, niektórzy mają wdrożone kompleksowe oprogramowanie do zarządzania firmą gdzie wystawiają faktury, prowadzą gospodarkę magazynową, czy rozliczają płatności.

Czy zatem trzeba będzie przenieść się z wystawianiem faktur do KSeF? NIE.
W dalszym ciągu możemy wykorzystywać oprogramowanie z którego dotychczas korzystaliśmy, musimy upewnić się jedynie, że dostawca zadba o aktualizację tego oprogramowania w taki sposób, by umożliwiało wysyłkę wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

Dla przedsiębiorców wystawiających niewielką ilość faktur, przeniesienie się na platformę KSeF może być wygodnym, bezpłatnym i kompleksowym rozwiązaniem, ponieważ nie trzeba będzie już dbać o to, by wystawiona faktura została do KSeF przesłana.

Faktura w KSeF według jednego wzorca

Żeby KSeF mógł funkcjonować zgodnie z założeniami, konieczne było wprowadzenie jednego schematu dla wystawianych faktur. Dzięki temu rozwiązaniu i odpowiednim narzędziom, będziemy w stanie wizualizować obraz każdej faktury w bardzo wygodny do przeglądania sposób. Data wystawienia faktury, data sprzedaży towaru/usługi, numer faktury, dane kontrahentów, informacje dodatkowe np. o metodzie kasowej, zawsze pojawią nam się w jednym i tym samym miejscu. Nie będzie już konieczności szukania tych informacji gdzieś „ukrytych” na dokumencie, każda z tych informacji będzie miała swoje stałe miejsce, a sposób wizualizacji dokumentu będziemy mogli dowolnie kształtować, oczywiście jeśli dostawca naszego oprogramowania umożliwi takie funkcje, a tego właśnie byśmy od dostawców oczekiwali.

Numer identyfikacyjny faktury w KSeF

Dotychczas identyfikowaliśmy fakturę i wiązaliśmy ją z podmiotem po numerze NIP oraz numerze faktury. Wraz z wejściem w życie KSeF, każda przesłana do KSeF faktura otrzyma unikatowy numer, za pomocą którego dokument będzie identyfikowany.

Data wystawienia faktury

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną, w dniu jej wysłania do KSeF. Fakt ten potwierdza nadanie fakturze numeru identyfikującego o którym mowa wyżej.

Wymagana akceptacja odbiorcy

Przepisy o KSeF wskazują, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tejże platformy, wymaga akceptacji odbiorcy.

Korzystanie z platformy KSeF

Z platformy KSeF korzystać mogą przede wszystkim podmioty, na które obowiązek nakłada ustawa, ale także osoby, którym nadano uprawnienia do obsługi KSeF, np. członek zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Kwestie związane z nadawaniem uprawnień omówimy w kolejnej, obszernie poświęconej temu zakresowi części.

Przechowywanie dokumentów w KSeF

W ustawie znalazły się także zapisy dotyczące przechowywania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane przechowywane będą w systemie przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Koniec paragonów z NIP

Paragon z NIP będzie fakturą uproszczoną do końca 2024 roku.

Co z biletami?

Bilety spełniające funkcję faktury, także paragony na autostradach płatnych, zostają wyłączone z KSeF.

Awaria internetu, wystawiłem fakturę, nie mogę jej wysłać do KSeF…

W przypadku awarii po stronie podatnika, przepisy przewidują możliwość wystawienia faktury w trybie offline i wysłania takiej faktury do KSeF następnego dnia roboczego.

Sankcje

Sankcje za niekorzystanie z KSeF stosowane będą od 01.01.2025, pomimo obowiązku korzystania z KSeF przez wielu przedsiębiorców już od 01.07.2024 r.

Likwidacja JPK_FA?

Wydaje się być naturalną koleją rzeczy, iż w przypadku korzystania z KSeF, nie będziemy mieć już obowiązku generowania i wysyłania na żądanie organu podatkowego struktury JPK_FA. Wszystkie dane będą znajdować się w Krajowym Systemie e-Faktur, którego administratorem danych jest Krajowa Administracja Skarbowa.

Czy powinniśmy bać się pracy z KSeF?

Wszystko co jest nowe, obowiązkowe i na dodatek w pełni elektroniczne, niektórym wydaje się bardzo skomplikowane. KSeF wcale nie musi być przeszkodą, cóż, pokuszę się nawet o stwierdzenie, że KSeF to szereg nowych możliwości, szczególnie w zakresie automatyzacji procesów księgowych. Pomyślmy tylko ile czasu zwykle zajmuje nam księgowym wprowadzenie faktury do systemu księgowego, weryfikacja numerów NIP nabywcy i odbiorcy, sprawdzenie dat, wartości, a nawet samego numeru faktury. Odpowiednie wykorzystanie narzędzi umożliwi pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF do naszego systemu księgowego, co pozwoli nam czas poświęcony na wprowadzanie dokumentu, przeznaczyć jego dokładnej analizie. Oczywiście we współpracy polegającej na importowaniu faktur z KSeF do ksiąg, musimy zadbać o pewnego rodzaju bufor, w którym klient będzie mógł dokumenty odpowiednio oznaczyć, opisać lub odrzucić z powodu np. powzięcia decyzji o tym, żeby danej faktury nie rozliczać w kosztach firmowych.

Pamiętajmy też, że w relacji klient – biuro, wcale nie mamy obowiązku korzystania z importowanych poprzez KSeF dokumentów. Nadal możemy realizować usługę na dostarczonych dokumentach w formie papierowej, nawet jakaś część tych dokumentów w dalszym ciągu będzie papierowa (WNT, paragony za autostradę, faktury importowe).

Tych szczególnych zagadnień z pewnością będzie wiele i wszystkie postaramy się omówić w kolejnych częściach „Wytresuj sobie KSeF”.