KSeF po pierwszych dniach działania. Przedsiębiorcy: łatwo nie jest, potrzeba dużo cierpliwości

Pierwsze dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur nie przyniosły powodów do optymizmu. Zamiast sprawnego startu pojawiło się wiele pytań, wątpliwości i problemów technicznych. Przedsiębiorcy oraz środowisko księgowe zwracają uwagę, że wdrożenie KSeF 2.0 okazało się dużym wyzwaniem organizacyjnym i technologicznym.

Już pierwszy dzień roboczy pokazał skalę trudności. Dla wielu firm był to pierwszy rzeczywisty kontakt z systemem w środowisku produkcyjnym. Biura rachunkowe odnotowały wzmożony napływ zapytań dotyczących rejestracji, logowania, nadawania uprawnień oraz poprawności danych zgłoszeniowych, w tym formularzy ZAW-FA. Równolegle pojawiały się komunikaty dostawców oprogramowania dotyczące ograniczeń systemowych oraz stopnia przygotowania aplikacji do pracy z KSeF.

W praktyce pierwsze dni oznaczały dla biur księgowych intensywne wsparcie operacyjne klientów. Konieczne było wyjaśnianie zasad pierwszego logowania, przypisywania uprawnień oraz podziału odpowiedzialności pomiędzy przedsiębiorcę a biuro rachunkowe. Szczególną uwagę zwracano na fakt, że to przedsiębiorca odpowiada za pobieranie faktur z KSeF oraz realizację płatności, a dopiero w dalszej kolejności dokumenty trafiają do ewidencji księgowej.

Istotnym problemem okazała się niedostępność profilu zaufanego, który stanowi najczęściej wykorzystywaną metodę logowania do systemu. Choć sam KSeF funkcjonował, brak możliwości zalogowania się skutecznie ograniczał dostęp do systemu. Obowiązujące przepisy przewidują procedury na wypadek awarii KSeF lub braku dostępu do internetu, umożliwiając wystawienie faktury w trybie offline, jednak nie odnoszą się wprost do długotrwałych problemów z logowaniem przez zewnętrzne narzędzia autoryzacji.

W efekcie część przedsiębiorców znalazła się w sytuacji niepewności co do prawidłowego wykonywania obowiązków fakturowych. Jednocześnie zwraca się uwagę, że brak jednoznacznych regulacji w takich przypadkach zwiększa ryzyko po stronie firm oraz ogranicza gotowość biur rachunkowych do przejmowania odpowiedzialności za terminowe pobieranie i wysyłanie faktur w imieniu klientów.
Organizacje reprezentujące przedsiębiorców pozostają w kontakcie z administracją skarbową i przekazują informacje o problemach pojawiających się w trakcie wdrażania KSeF. Podkreśla się, że na tym etapie trudno jednoznacznie ocenić funkcjonowanie systemu, jednak widoczne są niedostosowania infrastruktury do skali i tempa wdrożenia.

Najbliższe dni pokażą, czy system zostanie ustabilizowany oraz czy zapewni przedsiębiorcom bezpieczeństwo danych i ciągłość procesów biznesowych. Pierwsze doświadczenia wskazują jednak, że KSeF to zmiana wymagająca nie tylko narzędzi technicznych, lecz także czasu, przygotowania i znacznej cierpliwości.