Obowiązki sprawozdawcze przedsiębiorstw i organizacji prowadzących księgi rachunkowe

 

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe (dobrowolnie lub obowiązkowo) co do zasady na koniec roku sporządzają sprawozdanie finansowe. Jest to dokument zawierający podstawowe informacje o stanie finansowym jednostki, składający się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

 

Sporządzenie sprawozdania finansowego

 

Za sporządzenie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki, którym jest/są:

• właściciel firmy, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej osoby fizycznej,

• wspólnicy, w przypadku spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej,

• członkowie zarządu w ramach spółki z o.o., akcyjnej, stowarzyszenia lub fundacji

 

Kierownik wraz z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotu dokumentują sporządzenie sprawozdania podpisami elektronicznymi. Podpisowi podlega plik w strukturze logicznej określonej przez Ministerstwo Finansów (xml). Znaczenie ma też kolejność podpisów. W sytuacji, gdy osoby zobowiązane do złożenia podpisu mają różne rodzaje podpisów np. Profil Zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny, to zaleca się w pierwszej kolejności podpisywać sprawozdanie Profilem Zaufanym a następnie podpisem kwalifikowanym, pamiętając o tym, że pierwszy podpis składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg np. księgowa. Zmianą od 2022 r. w przypadku zarządów wieloosobowych jest możliwość złożenia podpisu na sprawozdaniu przez tylko jedną osobę z zarządu, pozostałe wówczas muszą dołączyć oświadczenia o zgodności sprawozdania z wymogami ustawowymi. Oświadczenie jest konieczne również, gdy któraś z osób odmawia złożenia podpisu na sprawozdaniu.

 

Sporządzenie sprawozdania powinno nastąpić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. Najczęściej rok obrotowy jednostki pokrywa się z kalendarzowym, więc zasadniczo termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca.

 

Wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, w tym samym terminie kierownictwo spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych czy spółdzielni, zobowiązane jest do sporządzenia sprawozdania z działalności. Ze sporządzenia tego dokumentu może zrezygnować jednostka, która na podstawie uchwały przyjęła status jednostki mikro lub małej w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie z działalności opisuje aktualną sytuację majątkową i finansową jednostki, objaśnia informacje ze sprawozdania finansowego, prezentuje subiektywną ocenę wyników i przewidywań na przyszłość.

 

Jeżeli jednostka jest objęta badaniem sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, to w tym momencie powinno ono zostać poddane badaniu.

 

Spółki jawne i partnerskie, których przychody za dany rok nie przekraczają 2 mln euro nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego. Mają wtedy obowiązek złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania do KRS w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (zasadniczo do 30 czerwca).

 

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

 

W dalszej kolejności sprawozdanie należy zatwierdzić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (do 30 czerwca w jednostkach, u których rok obrotowy = rokowi kalendarzowemu).

 

Na co najmniej 15 dni przed planowanym zatwierdzeniem, wspólnicy powinni otrzymać sprawozdanie do wglądu.

 

Zatwierdzenie następuje po rozpatrzeniu przez organ zatwierdzający rocznego sprawozdania i przyjmuje postać:

• oświadczenia/decyzji (właściciel JDG, wspólnicy spółki cywilnej), bądź

• uchwały/postanowienia (zwyczajne zgromadzenie wspólników, zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy).

 

Po zatwierdzeniu, pełna dokumentacja sprawozdawcza powinna zawierać także:

• decyzję/uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,

• opinię biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu),

• udzielenie absolutorium (członkom organów spółki),

• sprawozdanie z działalności (jeśli sporządzano).

 

Zatwierdzenia sprawozdania może dokonać także pełnomocnik powołany przez wspólnika (w odróżnieniu od sporządzenia sprawozdania - ta czynność jest zarezerwowana dla osoby bezpośrednio odpowiedzialnej, czyli samego wspólnika).

 

Złożenie sprawozdania finansowego

 

Roczne sprawozdanie finansowe wraz z dokumentacją zatwierdzającą podlega złożeniu:

• do KRS (jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców np. spółki kapitałowe czy stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą) - w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia, za pośrednictwem RDF w Portalu Rejestrów Sądowych,

• do KAS w przypadku jednostek niewpisanych do rejestru przedsiębiorców - w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia, zaś osoby fizyczne - w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok np. przy pomocy aplikacji e-Sprawozdania.

Spółki cywilne nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania ani do KRS ani do KAS.

 

Niezłożenie sprawozdania w terminie może skutkować nałożeniem grzywny lub karą ograniczenia wolności do 2 lat.