PKPiR 2026 – nowe rozporządzenie i kluczowe zmiany dla przedsiębiorców

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe przepisy regulujące zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Znowelizowane rozporządzenie wydane przez Ministerstwo Finansów wprowadza istotne zmiany organizacyjne i techniczne, które mają dostosować PKPiR do cyfrowych realiów, w tym do funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

PKPiR 2026 – nowy wzór księgi i więcej kolumn

Jedną z najbardziej widocznych zmian jest nowy wzór PKPiR, który od 2026 r. zawiera 19 kolumn, zamiast dotychczasowych 17. Zmiana ta ma ułatwić powiązanie zapisów w PKPiR z fakturami ustrukturyzowanymi oraz zwiększyć przejrzystość rozliczeń podatkowych.

Nowe kolumny obejmują:

• numer identyfikujący fakturę wystawioną w KSeF,
• identyfikator podatkowy kontrahenta.

Zmiana terminów księgowania kosztów

Nowe rozporządzenie odchodzi od zasady niezwłocznego ujmowania zakupu towarów i materiałów po ich otrzymaniu. Od 2026 r. koszty będą ujmowane zgodnie z zasadami potrącalności kosztów uzyskania przychodów, określonymi w ustawie o PIT. Oznacza to większe ujednolicenie PKPiR z przepisami podatkowymi i mniej rozbieżności interpretacyjnych w praktyce księgowej.

Elektroniczna PKPiR – obowiązek od 2026 roku

Jedną z kluczowych zmian jest obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej oraz jej przekazywania do właściwego urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego.

Nowe przepisy obejmują m.in.:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne i partnerskie,
• przedsiębiorstwa w spadku.

Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów prowadzących pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości.

Kogo obejmą zmiany od razu, a kogo później?

Przepisy przewidują okres przejściowy. To oznacza, że nie wszyscy przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem raportowania PKPiR elektronicznie w tym samym czasie:

• od 1 stycznia 2026 r. – dla podatników zobowiązanych do składania JPK_V7M,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla pozostałych podatników, np. rozliczających VAT kwartalnie lub korzystających ze zwolnienia z VAT.