Ustawa o ochronie sygnalistów jest skierowana do pracodawców zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Podmioty te mają obowiązek wdrożenia procedur i udostępnienia kanałów umożliwiających pracownikom poufne zgłaszanie naruszeń (procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych). Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być tak skonstruowana, aby zapewnić ochronę tożsamości sygnalisty, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in.:

  • jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,

  • sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,

  • jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych,

  • tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,

  • obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,

  • maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

Zgodnie z przepisami ustawy podmioty zobowiązane są również do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, gdzie gromadzone będą dane sygnalisty, informacje o zgłoszeniu, a także o podjętych działaniach następczych. Informacje te muszą być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Ważne

UWAGA!

Z ustawy o sygnalistach wynika, że podany limit zatrudnienia (powyżej 50 osób) nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. 

Oznacza to, że na jednostki obowiązane do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (m.in. na doradców podatkowych oraz biura rachunkowe) został nałożony nowy obowiązek w postaci opracowania procedury wewnętrznej zgłaszania naruszeń, niezależnie od liczby zatrudnianych osób. Oznacza to, że podmioty te, oprócz obowiązku posiadania i stosowania procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, o której mowa w art. 53 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, mają również obowiązek posiadania procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia ewidencji takich zgłoszeń oraz wykonywania wszelkich innych obowiązków nałożonych przepisami o ochronie sygnalistów. 

Zgodnie z opiniami ekspertów procedury wymagane ustawą o sygnalistach powinny być wdrożone do 25 września 2024 r., jednak Ministerstwo Pracy zajęło stanowisko, że procedury te mogą być wdrożone później, ale nie później niż do końca 2024 r. Do końca br. nie obowiązują bowiem przepisy określające sankcje przewidziane za brak tych procedur. 

Podstawa prawna

art. 23 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – Dz.U. z 2024 r. poz. 928