PREMIUM FINANSE

KSeF a zwrot VAT: elektroniczna faktura może oznaczać dłuższe oczekiwanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur formalnie nie zmienia zasad rozliczania VAT, jednak w praktyce może wpłynąć na moment, w którym podatnik uzyska prawo do jego odliczenia lub zwrotu. Kluczowe znaczenie zyskuje bowiem data wprowadzenia faktury do KSeF, a nie data widniejąca na dokumencie czy moment jego faktycznego otrzymania w tradycyjnej formie.

Decyduje moment pojawienia się faktury w KSeF

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną dopiero w chwili jej przesłania do KSeF i nadania numeru identyfikującego w systemie. Oznacza to, że nabywca może rozliczyć VAT dopiero wtedy, gdy sprzedawca skutecznie wprowadzi fakturę do systemu.

W praktyce nawet niewielkie opóźnienie po stronie wystawcy – na przykład przesłanie faktury do KSeF dzień lub dwa po zakończeniu miesiąca – może spowodować przesunięcie prawa do odliczenia VAT na kolejny okres rozliczeniowy, czyli następny miesiąc lub kwartał.

Nowe zasady eliminują jednocześnie stosowaną dotąd praktykę antydatowania faktur. W systemie KSeF nie będzie możliwości wystawienia dokumentu z datą wsteczną po zakończeniu danego okresu. Jeżeli faktura nie trafi do systemu do końca miesiąca, VAT z niej wynikający będzie można rozliczyć dopiero w kolejnym miesiącu, w którym faktycznie została wystawiona.

Awaria i brak Internetu nie zawsze pomogą

Przepisy przewidują szczególne zasady na wypadek awarii KSeF lub problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy, takich jak brak dostępu do Internetu. W takich sytuacjach za datę otrzymania faktury można uznać dzień jej faktycznego doręczenia nabywcy – o ile nastąpiło to wcześniej niż wprowadzenie dokumentu do systemu.

Nie zwalnia to jednak podatników z obowiązku terminowego uzupełnienia faktury w KSeF. Co do zasady przedsiębiorca ma na to jeden dzień roboczy, a w przypadku poważniejszej niedostępności systemu – maksymalnie siedem dni roboczych. Przekroczenie tych terminów jest traktowane tak samo jak niewywiązanie się z obowiązku stosowania KSeF i może skutkować nałożeniem sankcji.

Zmiany podatkowe 2026: wyższe obciążenia dla firm bez podnoszenia stawek

Choć w 2026 roku nie dojdzie do zapowiadanych, dużych reform podatkowych, od 1 stycznia zaczynają obowiązywać regulacje, które w praktyce mogą znacząco zwiększyć koszty prowadzenia działalności. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to ukryte podwyżki sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie – mimo braku zmian stawek podatkowych.

Jedną z najbardziej dotkliwych zmian jest obniżenie limitów kosztów podatkowych dla samochodów firmowych. Dla większości aut osobowych limit spada do 100 tys. zł, podczas gdy pojazdy elektryczne zachowują znacznie wyższy próg. Nowe limity obejmą również leasing operacyjny, co oznacza niższe koszty podatkowe nawet przy umowach zawartych w poprzednich latach.

Istotne znaczenie będzie miało także wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur. Choć od lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie tylko największe firmy, w praktyce niemal każdy przedsiębiorca będzie musiał mieć dostęp do systemu, aby odbierać faktury od dużych dostawców.
KSeF stanie się więc powszechny szybciej, niż sugeruje harmonogram ustawowy.

Dodatkowym obciążeniem dla najmniejszych firm będzie wzrost minimalnej składki zdrowotnej. W 2026 roku wzrośnie ona o ponad 37%, co szczególnie dotknie mikroprzedsiębiorców osiągających niskie dochody.

Od stycznia rozszerzony zostanie również obowiązek raportowania JPK_CIT, który obejmie wszystkie spółki będące podatnikami CIT składające JPK_VAT. Oznacza to większą transparentność rozliczeń i dodatkowe obowiązki administracyjne.

Na tle tych zmian szczególnie niekorzystne dla podatników PIT pozostaje zamrożenie progów podatkowych. Przy rosnących nominalnych dochodach coraz więcej osób może wejść w wyższą stawkę podatku, mimo braku realnego wzrostu wynagrodzeń.

Rok 2026 przynosi więc szereg zmian, które – choć rozproszone i techniczne – mogą istotnie wpłynąć na płynność finansową firm. Dla przedsiębiorców kluczowe będzie wcześniejsze przygotowanie się do nowych zasad i ponowna analiza kosztów podatkowych.